Die Corona-Krise zwingt Unternehmen zum Umdenken: Telefonkonferenzen und virtuelle Meetings nehmen zu, da Präsenzveranstaltungen, persönliche Treffen und Workshops abgesagt werden. Doch Meet-ups via Skype, Zoom, Microsoft Teams oder anderen Kollaborationstools haben einen schlechten Ruf. Und die klassische Telefonkonferenz zählt häufig zu den ödesten Erfahrungen des Berufsalltags.
Wie kann ich virtuelle Meetings produktiver gestalten?
Forschungen des Wirtschaftsnobelpreisträgers Richard Thaler zeigen, dass vier typische Fehler den Erfolg eines Meetings behindern – und das trifft auf virtuelle Meetings genauso zu wie auf Veranstaltungen, die »offline« stattfinden:
- Mangelnder Fokus
- Fehlende Orientierung
- Ungenügende Beteiligung
- Versäumnisse bei der Umsetzung der Vereinbarungen
Richard Thaler nutzt die Erkenntnisse der Verhaltenspsychologie, um einen pragmatischen Weg für bessere Meetings aufzuzeigen. Mit kleinen Handlungsimpulsen – sogenannten »Nudges« – lassen sich große Wirkungen erzielen, die Sitzungen und Workshops effektiver und effizienter machen. Anhand von vier Erfolgsfaktoren für Meetings können Sie Ihre nächste geschäftliche Zusammenkunft produktiver gestalten.
Der Zweck des Meetings gibt einen klaren Fokus
Jedes Meeting braucht einen klaren Fokus. Was ist der Zweck des Treffens? Wozu dient es? Oder auf Neudeutsch: Was ist der Purpose des Meetings? Die Symptome einer mangelnden Fokussierung in Meetings:
- Es werden zu viele Meetings einberufen; Stichwort »Meeting-Mania«.
- Es werden zu viele Personen zum Meeting eingeladen. Aus der Unsicherheit heraus, bloß niemanden übergehen zu wollen, werden sicherheitshalber alle eingeladen. Die überflüssig Eingeladenen können dann verständlicherweise im Meeting kaum einen Mehrwert liefern und die Konzentration insgesamt nimmt ab.
Ist hingegen der Zweck des Meetings klar, so erübrigen sich in der Regel die Masseneinladungen, da schon bei der Einladung deutlich wird, wer überhaupt einen sinnvollen Beitrag in der Diskussion leisten kann.
Eine gute Gesprächsnavigation gibt Orientierung
Die meisten Meetings profitieren von einer Moderation – sei es durch einen externen Facilitator oder auch eine explizit vergebene, temporäre Rolle an einen der Teilnehmenden. Die Symptome einer fehlenden Orientierung in Meetings:
- Es ist den Beteiligten oft unklar, welche Art von Gespräch gerade geführt wird. Im Ergebnis redet man aneinander vorbei.
- Die Teilnehmenden schweifen ab, Diskussionen verlaufen im Kreis; anvisierte Zeiten werden nicht eingehalten.
Ein guter Austausch braucht das Engagement aller Beteiligten
Miese Meetings stellen sich häufig als Schlacht der Vielredner gegen die Schweiger dar. Meetings ohne den aktiven Austausch aller Teilnehmenden sind verschenkte Zeit. Die Symptome einer ungenügenden Beteiligung in Meetings:
- Einzelpersonen – nicht selten die Vorgesetzten – dominieren das Meeting.
- Die schweigende Mehrheit lehnt sich unbeteiligt zurück.
- Das eigentlich in der Zusammenkunft liegende Potenzial eines »Treffens« bleibt ungenutzt.
So werden Vereinbarungen eines Meetings eingehalten
Viel Gerede um Nichts. Der »Knackpunkt« vieler Meetings liegt am Ende: Wird das Treffen als nützlich erlebt? Nicht selten verbleibt nach einem Meeting ohne klare Vereinbarungen ein ungutes Gefühl. Häufig überwiegt im Grunde die Erleichterung, dass es endlich vorbei ist. Ein Gefühl von Mehrwert will sich nicht einstellen. Die Symptome eines mangelnden »Commitments« in Meetings:
- Ein vage Idee von Konsens »schwebt im Raum«, die sich jedoch verliert, sobald alle das Meeting verlassen haben.
- Man beendet das Meeting mit einem unbestimmten Gefühl von Handlungsdruck – ohne sich jedoch über die nächsten Schritte im Klaren zu sein.
- Man geht auseinander, ohne klar vereinbart zu haben, wer was bis wann weitertreibt.
Sicherlich muss nicht jedes Meeting eine OPL (Offene-Punkte-Liste / Todo-Liste) hervorbringen. Das hängt vom Zweck (= dem Fokus) des Meetings ab. Doch es braucht sinnvollerweise einen verbindlichen Abschluss und eine klare Vorstellung über das weitere Vorgehen, um den »mentalen Loop« im Kopf zu schließen und ein Gefühl von Mehrwert zu erzeugen.
Mit einfachen Handlungsimpulsen (»Nudges«) Meetings effektiver und effizienter gestalten
Kleine »Anstupser« (auf Englisch »nudges«) bezeichnen in der Verhaltenspsychologie einfache Verhaltensimpulse, die eine große Wirkung entfalten können. Teilweise sind sie offensichtlich, teilweise wirken sie eher subtil. Sie machen sich häufig die »Denkfaulheit« des Menschen zunutze (vgl. Daniel Kahnemans Buch / Konzept vom langsamen und schnellen Denken); nachfolgend einige Beispiele. Generell gelten die Wirkungen sowohl für Präsenz- wie auch Online-Meetings. In der Regel profitieren virtuelle Meetings sogar besonders vom »Nudging«.
Verkürzen Sie die Standardzeit für Meetings
Wenn Meetings bislang standardmäßig auf 60 Minuten angesetzt sind, verkürzen Sie diesen Standardwert auf 45 Minuten. Hier greift die psychologische Quintessenz: Ausgangswerte verändern! Menschen sind denkfaul und lassen sich von vordefinierten Optionen stark beeinflussen, da es kognitiv-mentalen Aufwand bedeutet, diese zu verändern.
Das lässt sich eins zu eins auf virtuelle Meetings übertragen; denn gerade hier gilt: In der Kürze liegt die Würze. Machen Sie lieber mehrere, klar definierte kurze Sessions mit ausreichend Pause zwischen den einzelnen Meetings.
Bereiten Sie Entscheidungsalternativen vor
Wenn Sie in einem Meeting schnell zu einer Entscheidung kommen wollen, geben Sie Alternativen vor. Selbst Änderungen lassen sich anhand einer konkreten Vorgabe leichter formulieren. Hier greift die psychologische Quintessenz der Vorstrukturierung. Menschen folgen vorstrukturierten Entscheidungs- oder Handlungspfaden aus Bequemlichkeit.
Virtuelle Meet-ups profitieren ganz besonders von konkreten und spezifischen Vorschlägen. Wo sich in Präsenzveranstaltungen leichter eine gemeinsame Meinung auch durch nonverbale Signale bildet, benötigt das Online-Meeting (viele) greifbare Ideen, zu denen sich die Beteiligten dann konkret äußern können.
Visualisieren und überprüfen Sie die Zeiten der einzelnen Agendapunkte
Legen Sie vorab fest, wie viel Zeit Sie je Agendapunkt einsetzen wollen. Und dann »tracken« Sie die Zeit – indem Sie beispielsweise einen Timer rückwärts laufen lassen. Hier greift die psychologische Quintessenz: Feedback sichtbar machen! Rückmeldungen über die Zielerreichung stärken den persönlichen Einsatz und die Selbstreflexion (Prinzip der Selbstwirksamkeit). Ein für alle sichtbarer Timer erhöht zudem subtil den Druck, sich verbessern zu wollen.
Timing ist entscheidend für den Erfolg von Online-Meetings. Stärker noch als bei Präsenzveranstaltungen gibt ein klares Zeitmanagement einen Rhythmus vor, der Längen und Langeweile im Meeting vermindert.
Gestalten Sie Meetings interaktiv
Lassen Sie z.B. die Teilnehmenden durch gegenseitige Interviews über einzelne Projekte informieren. Hier greift die psychologische Quintessenz: Spaßfaktor erhöhen! Menschen bevorzugen Aktivitäten, die Spaß machen.
Auch online lässt sich prima interaktiv zusammenarbeiten. Und die Wirkung ist dabei noch stärker, da jede Interaktion die Teilnehmenden aus der Lethargie des reinen Zuhörens reißt. Virtuell gilt: Interaktion ist »King«!
Schicken Sie wenige Tage vor dem Meeting eine Erinnerung
Diese Erinnerung ist keineswegs überflüssig: Reichern Sie die Agenda mit dem klar formulierten Zweck der Veranstaltung an. Formulieren Sie eindeutige Erwartungshaltung (z.B. in Sachen Vorarbeit oder gelesene Texte oder Präsentationen); machen Sie klar, was beim Treffen passieren soll. Hier greift die psychologische Quintessenz: Fehler antizipieren und kompensieren! Viele menschliche Fehler und Nachlässigkeiten lassen sich vorhersehen und im Vorfeld vermeiden.
Neben der klaren Fokussierung kann die Erinnerungsmail im Vorfeld auch nützliche Hinweise zur Technik geben: Gerade bei weniger häufig genutzten Online-Tools sollten die Teilnehmenden die technischen Voraussetzungen überprüfen, einen Soundcheck machen und ihre Zugangsdaten bereithalten.
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Dann sprechen Sie uns an: Wir sind spezialisiert auf die Moderation, Konzeption sowie Vor- und Nachbereitung von virtuellen Meetings. Wir bieten zudem Intensivschulungen zu dem Thema an.
Wenn Sie sich selbst in das Thema Nudging einlesen wollen, empfehlen wir das Buch »Meet up!« von Martin Eppler und Sebastian Kernbach.
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